Übersichtliches PI-Planning mit Jira und Confluence

Aufgaben und Zielsetzungen, die während eines PI-Plannings entstehen, müssen für alle Beteiligten sichtbar festgehalten und jederzeit „asynchron“ abrufbar sein. Ebenfalls sollten Teammitglieder schon während des PI-Plannings kollaborativ an Aufgabenpaketen wie Features arbeiten und die Resultate gemeinsam dokumentieren können. Ein großer Vorteil besteht darin, wenn die im PI-Planning definierten Stories, Features, Risiken usw. bereits in einem zentralen System festgehalten werden und nach dem PI-Planning sofort bearbeitbar sind. In den Sprint-Planungen im darauffolgenden PI können die Stories kontinuierlich bearbeitet und die Verantwortlichkeiten definiert werden.

Besonders in größeren Organisationen, in denen SAFe üblicherweise zum Einsatz kommt, kann ein PI-Planning, das vollständig vor Ort durchgeführt wird, hohe Kosten oder Schwierigkeiten bei der Zusammentragung der Ergebnisse verursachen. Zudem bieten viele Tools, die während des PI-Plannings zum Einsatz kommen, nicht die Struktur, Übersicht und Aufgabenhierarchie, wie sie Atlassian bietet. Jira und Confluence können, wenn sie gut organisiert sind, während des gesamten PI-Plannings sowohl bei der Termin- als auch bei der Aufgabenplanung allen Teams sehr übersichtlich als Werkzeuge dienen. Jira und Confluence bieten ebenfalls den Vorteil, dass sie während des PI-Plannings teamübergreifend eingesetzt werden können. Aufgaben mit Abhängigkeiten und die dazugehörigen Meetings sind über die Tools steuerbar.

Im Vorfeld des PI-Plannings sollten die Features und Ziele im Normalfall bereits definiert, durch Stakeholder wie den Produktmanager und das Solutionmanagement bestätigt und innerhalb der Teams durch die Product Owner vorgestellt worden sein. Während des PI-Plannings werden die genauen Inhalte der Features innerhalb des Teams herausgearbeitet. Jira sollte bereits vor dem PI-Planning so konfiguriert worden sein, dass es verschiedene Boards auf sowohl Solution- als auch ART-Ebene gibt: Kanban-Boards für die entsprechenden Features, weitere für die Stories und ebenfalls gesonderte Boards für die Risiken. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass die Stories, Features etc. Felder für die Angabe des Program Increments in ihren Bildschirmmasken haben. Dadurch können die Boards im Hintergrund entsprechend konfiguriert werden, um die Vorgänge für das nächste PI anzuzeigen. Es könnte z. B. ein Feld mit dem Namen „PI“ geben, in das ein Dropdown-Menü eingebaut wird, über das das entsprechende PI in Form einer Zahl gewählt wird.

Es ist auch sinnvoll, während des PI-Plannings auf ein Jira-Solution-Projekt zugreifen zu können, in dem man über verschiedene Quickfilter (Buttons, die über dem Board liegen) per Klick in die Features des jeweiligen Release Trains blicken kann und so den Fortschritt während des PI-Plannings verfolgen kann.

Durch die Flexibilität in der Gestaltung von Confluence-Seiten eignet sich das Dokumentationstool hervorragend für jegliche zeitlichen Planungen und inhaltlichen Details, die während des PI-Plannings nicht in Form von Vorgängen festgehalten werden können. Für jeden Release Train kann es beispielsweise einen eigenen Confluence-Bereich mit einem eigenen Seitenbaum für das aktuelle PI-Planning geben. In diesem Seitenbaum kann es für jedes Team wiederum eine eigene PI-Planning-Organisationsseite geben. Die Teammitglieder können dadurch immer wieder auf diesen PI-Planning-Teilbereich zurückkommen, um sich den Zeitplan der zwei Planungstage vor Augen zu halten. Auf übergeordneten Seiten sollten Zeitpläne mit direkten Links zu beispielsweise Microsoft Teams-Räumen eingerichtet werden, sodass per Mausklick in das richtige Meeting gesprungen werden kann. Falls sich im PI-Planning herausstellt, dass teamübergreifende Meetings benötigt werden, können die Nutzer über die PI-Planning-Bereiche anderer Release Trains und Teams in das Team-Meeting springen und um eine Besprechung bitten. Da es während des PI-Plannings nicht nur feststehende Zeitblöcke für teaminterne Besprechungen gibt, sondern auch die Scrum Master der Teams oder RTEs der ARTs Besprechungen mit beispielsweise den STEs abhalten müssen, sollte auch ein Confluence-Bereich für die gesamte Solution mit einem entsprechenden PI-Planning-Teilbereich eingerichtet werden.

Bevor die PI-Planning-Bereiche und Projekte in Confluence und Jira eingerichtet werden, sollten sich die Verantwortlichen folgende Fragen stellen:

• Welche Informationen brauchen Teams während des PI-Plannings, um stets zur richtigen Zeit in den richtigen Terminen zu sein?
• Welche Anleitungen brauchen die Nutzer, um die jeweiligen, für das PI-Planning relevanten Vorgänge korrekt anzulegen?
• Welche Kanban-Boards (mit welchen Vorgangstypen, Quickfiltern, Schwimmbahnen) sollten im PI-Planning zur Verfügung stehen?
• Gibt es in diesem PI-Planning Teams, die übergreifend arbeiten und daher gemeinsame Arbeitsbereiche in beiden Tools brauchen?
• Welche Inhalte sollten für alle Nutzer ART-übergreifend während des PI-Plannings zugänglich sein? (Diese sollten im Solution-Projekt oder Solution-Confluence-Bereich hinzugefügt werden.)

Confluence eignet sich auch ideal dazu, die während des PI-Plannings erzielten Ergebnisse in den entsprechenden Stakeholder-Meetings zu präsentieren. Hierzu kann z. B. eine Seite eingerichtet werden, auf der die in Jira erstellten Vorgänge über Filter geladen werden. So können Risiken, Features und Stories übersichtlich dargestellt und präsentiert werden. Apps/Plug-ins wie Aura und Optics helfen dabei, mit Buttons, Farbspiel und Ästhetik die Seiten strukturierter, ansehnlicher und leichter bedienbar zu machen.