Architekturprojekte digitalisieren und profitieren
Architekturprojekte bestehen häufig aus verschiedenen Phasen und werden gemäß dem Umfang des Projektes kollaborativ in Teams durchgeführt. Neben verschiedenen Kundenprojekten gibt es in Architektenbüros mit mehreren Teammitgliedern auch interne Aufgaben zu erledigen, bspw. die Planung firmeninterner Events, klassische HR-Prozesse etc. – Hier ein kleiner Einblick darin, warum leicht umsetzbare Digitalisierungsmaßnahmen – wie etwa die Einführung von Jira in Architektbüros – Ordnung und Übersicht bringen können.
Die Tatsache, dass Architekturprojekte verschiedene Schritte von der Grundlagenermittlung über die Vorplanung und Entwurfsplanung bis zur Objektüberwachung durchlaufen, zeigt die Wichtigkeit einer guten Übersicht über die definierten Aufgabenpakete während der einzelnen Projektschritte. Die Digitalisierung der Projektarbeit ist also eine hilfreiche Maßnahme, um den Projektstand der Aufgaben sichtbar zu machen, die asynchrone Kommunikation zu fördern und dadurch mehr Zeit für relevante Aufgaben zu haben. Genau dazu ermächtigt die Entscheidung, Jira in Architektenbüros einzuführen. Warum also nicht die Atlassian-Tools nutzen, wie es etwa auch in vielen namhaften Unternehmen anderer Branchen getan wird?
Jira und Confluence als Kollaborationstools
Ob aufgrund von Home-Office, weil Teammitglieder und Stakeholder sich an einem anderen Standort befinden oder wegen der „asynchronen“ Bearbeitung von Aufgabenpaketen und Dokumenten: Jira und Confluence ermöglichen es jedem, den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben für die Kolleginnen und Kollegen sichtbar festzuhalten. Es muss nicht für jede Kleinigkeit ein Meeting geben, wenn es ein zentrales System gibt, in dem alle gleichzeitig arbeiten können. Die Tools können derart konfiguriert werden, dass aus jedem Task herausgelesen werden kann, ob dieser zur Vorplanungsphase, Entwurfsplanung etc. gehört, in welchem Status sich dieser befindet und welches Teammitglied die Verantwortung für das Aufgabenpaket hat.
Mit Kommentaren und der Möglichkeit, andere zu markieren (und sie dadurch zu benachrichtigen), kann die Kommunikation asynchron gestaltet werden. Wenn im Nachhinein der Wunsch nach einer persönlichen Besprechung zur jeweiligen Aufgabe oder zum bearbeiteten Dokument besteht, kann ein Meeting eingerichtet werden – auf diese Weise gibt man sich jedoch die Möglichkeit, im ersten Schritt evtl. bestehende Blocker zeitunabhängig voneinander zu lösen.
Strukturierte Projektplanung
Die Atlassian Tools unterstützen das Team dabei, schon während der Vorplanungsphase eines Architekturprojektes Aufgabenpakete für jede kommende Projektphase zu definieren, digital festzuhalten und an die richtigen Personen zu delegieren. Für Architektinnen und Architekten bringt dies stetige Sichtbarkeit darüber, z.B. wann oder warum die Vorplanung oder Entwurfsplanung noch nicht begonnen wurde. Evtl. gilt es noch, Informationen aus der Grundlagenermittlung einzuholen oder Aufgaben aus der vorherigen Phase zu erledigen. Mit der Übersicht in digitalen Tools werden diese Fragen schneller beantwortet.
Die Statusphasen, die jedes Aufgabenpaket durchlaufen soll, können je nach unternehmensinterner Arbeitsweise eingerichtet werden (bspw. „Zu erledigende Aufgaben“, „In Arbeit“, „Geblockt“, „Erledigt“, „Abgebrochen“…). Ebenfalls kann bestimmt werden, welche Informationen durch das Team in den Aufgaben festgehalten und aktualisiert werden sollen.
Getrennt von den Kundenprojekten können auch Projekte wie der Ausbau oder die Planung firmeninterner Elemente festgehalten und auf einem Kanban Board übersichtlich bearbeitet werden.
Roadmap Planung
Jira befähigt dazu, größere Aufgabenpakete thematisch in Aufgabensammlungen aufzuteilen und Zeiträume für die Bearbeitung zu definieren. Dies eignet sich besonders dazu, Roadmaps zu definieren und visuell verständlich und transparent aufzuzeigen. Jede Projektphase, von der Vorplanung bis hin zur Baufortschrittsbeobachtung, kann in Gantt-Charts abgebildet und zeitliche Abweichungen während der Projektlaufzeit ermittelt und untersucht werden.
Mehr über Jira & Confluence.
Confluence als Knowledge Hub
Confluence als zentrale Wissensplattform ermöglicht sowohl die zeitgleiche Arbeit an Texten wie Anleitungen, Prozessbeschreibungen oder Richtlinien und kann ebenso dazu genutzt werden, alle Informationen rund um ein Projekt zu speichern. Mit inbegriffen sind Pläne und Übersichten, aus dem Projektmanagement-Tool gezogene Statusgrafiken, die um individuelle Designs erweitert werden.
Die Design-Features und Apps in Confluence gestatten eine visuell ansprechende Darstellung der erstellten Seiten mit der Integration von Bildern und Zeichnungen, die vor allem für Architektenbüros, in denen großer Wert auf Ästhetik und Kreativität gelegt wird, von Bedeutung sind.
Lessons Learned aus einzelnen Projektphasen
Durch die Funktion, alle Aufgaben den verschiedenen Analyse- und Planungsphasen zuordnen zu können, besteht für den/die Projektmanager stets die Möglichkeit, im Anschluss eines Projektes einen Detailblick in die Aufgabenpakete zu werfen und in einer Lessons-Learned-Sitzung die Stärken und Schwächen aus den einzelnen Prozessschritten gegenüberzustellen.
Unternehmensinterne Prozesse abbilden
Mit Jira Service Management (JSM) kann ein Antragsystem für die Unternehmensmitglieder eingerichtet werden, über das sie alle möglichen Anträge und Bestellungen einreichen können. Im Hintergrund „fallen Tickets heraus“, die über Automatisierungen die richtige Abteilung oder den/die jeweilige Verantwortliche finden. Der große Vorteil ist erneut im Schlagwort „Zentralisierung“ zu sehen. Auch JSM, mit dem die HR-Prozesse abgebildet werden, kann nahtlos an Jira, das als PM-Tool eingesetzt wird, angebunden werden.
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