Roadmap-Planung für einen übersichtlichen Projektstart
Die Roadmap-Planung ist besonders in der Anfangsphase eines Projektes entscheidend. Sie steigert die Überblickbarkeit des anstehenden Zeitplanes und kombiniert diesen mit den Aufgabenpaketen, die in den einzelnen Phasen abgearbeitet werden. Die Roadmap-Planung ermächtigt das Projektmanagement zur Visualisierung des Ablaufplanes und des Projektstatus, wodurch sowohl die Teams als auch die Stakeholder profitieren, mit denen sowohl der Fortschritt als auch die Planungsanpassungen besprochen werden. Daher ist es umso wichtiger, ein flexibles Tool für die Roadmap-Planung zur Hand zu haben. Das gewählte Programm sollte es ermöglichen, die Roadmap-Planung einerseits sehr übersichtlich (grob) zu veranschaulichen und andererseits eine detailliertere Verknüpfung zu den Aufgaben aufzuzeigen.
Digitale Roadmap-Planung mit Atlassian
Mit den Atlassian-Tools Jira und Confluence gibt es ein digitales Tool, in denen Features zur intuitiven Durchführung von Roadmap-Planungen integriert sind. Da es Jira als digitales Aufgabenmanagement-Programm erlaubt, Aufgabenhierarchien festzulegen und sie für bestimme Zeitphasen einzuplanen und das Ganze in Form einer Timeline zu visualisieren, liegt ein All-In-One System für die Roadmap-Planung zur Hand. Besonders durch die Anpassungsfähigkeit des Tools ist es möglich in der Präsentation des Roadmap-Plans sowohl feingranulare als auch grobe Visualisierungen zuzulassen. Das macht Atlassian Tools zu einem geeigneten Werkzeug für die teaminterne und die „allgemeine“ Planung.
Strukturierte Aufgabenorganisation
Die zuvor erwähnte Aufgabenhierarchie kann in der Roadmap-Planung über Jira im Konkreten wie folgt eingerichtet werden: Es werden bspw. Aufgabenpakete (nennen wir sie „Epics“) erstellt. Jedes Epic besteht aus 10-15 Aufgaben („Stories“ oder „Tasks“). Den Aufgabenpaketen können nun Zeitfenster zugeordnet werden, in welchen sie bearbeitet werden sollten. Über das entsprechende Roadmap-Planungstool (bspw. die „Timeline“, die in Jira integriert ist), werden die Epics im Gantt-Stil mit Zeitleisten angezeigt.
Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgabenpaketen sind ebenfalls mit Pfeilen darstellbar (evtl. ist der Beginn eines Aufgabenpaketes von der Beendigung eines anderen abhängig). Die Aufgabenpakete sind aufklappbar und ermöglichen so eine Detailansicht in die einzelnen Aufgabenlisten der Roadmap-Planung. Das ist besonders wertvoll, wenn Meeting-Teilnehmer anwesend sind, welche über die konkreten Ablaufschritte informiert werden möchten.
Einfache Bedienung
Tools wie Jira bieten eine simpel anpassbare Roadmap-Planung. Man stelle sich vor, dass man in einem Meeting zur Präsentation der Roadmap-Planung ist und eine Anpassung vornehmen möchte, weil einem anderen Meeting-Teilnehmer auffällt, dass eine Aufgabe fehlt. Mit wenigen Mausklicks kann hier eine neue Aufgabe angelegt oder auch der Zeitplan verändert werden (durch einfaches Ziehen der Zeitleiste). Ein zeitintensives Ausfüllen von Aufgabenformularen und die entsprechende Einordnung ist hierbei nicht nötig. Die Roadmap-Planung ist dabei im selben System mit der Aufgabenorganisation und den jeweiligen Tasks verbunden. Diese Verbindung erleichtert die Navigation in der Projektmanagement-Landschaft. Dadurch muss man die zentrale Plattform nicht verlassen, ganz gleich, ob eine Detailplanung oder eine allgemeinere Roadmap-Planung durchgeführt werden soll.
Wenn zur Roadmap-Planung sogenannte 3rd Party-Apps herangezogen werden, wie etwa die bekannte „Structure“ von Tempo Software, die weitere Filterungen, Automatisierungen und Kategorisierungen der Aufgaben zulässt, hat man das zentrale System nicht zu verlassen. Die Roadmap-Planung und die Projektplanung laufen Hand-in-Hand.
Flexible Gestaltungsmöglichkeiten
Die Roadmap-Planung kann einerseits direkt in Jira über die erwähnte „Timeline“- Funktion aufgezeigt werden. Andererseits besteht auch die Möglichkeit, die Übersichten in das Dokumentations-Tool Confluence zu laden und die Seiten entsprechend zu gestalten. Mit verschiedenen Designapps können die Seiten individuell derart entworfen und strukturiert, dass die Roadmap-Planung dem eigenen Zweck/Geschmack nach präsentierbar ist.
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Wie führe Ich eine Roadmap-Planung mit Atlassian durch?
In der Durchführung der Roadmap-Planung mit Atlassian sollten inhaltlich und in ihrer Visualisierung einige Punkte beachtet werden:
- Die Ziele sollten klar definiert und in Aufgabenpaketen festgehalten werden.
Die Aufgabenpakete stellen wiederum entsprechende Zeitphasen in der Roadmap-Planung dar. - Die Inhalte der Aufgabenpakete sollten mit den Stakeholdern bereits vor einer initialen Präsentation der Roadmap-Planung besprochen werden (dennoch sollte initial vor allem Fokus auf die Hauptziele gelegt werden).
- Kollaboration: den Teammitgliedern sollte ebenfalls ein Blick in die Aufgabenpakete gewährt werden. Eventuell entdecken sie Abhängigkeiten oder gar fehlende, entscheidende Inhalte.
- Die Roadmap-Planung flexibel halten: Im Laufe des Projektes können mehr Inhalte hinzugefügt werden.
- Der Grundsatz der Einfachheit und Übersichtlichkeit muss von Anfang bis Ende gewahrt werden.
Die Gestaltung Roadmap-Planung ist für jedes Team bzw. jedes Projekt individuell zu betrachten. Je nach Zweck der Zeitplanung sollten hierbei verschiedene Elemente beachtet werden. Als Beispiel kann die Art der Präsentation des Fortschritts genannt werden. Sollten wir den Roadmap-Plan über Jira präsentieren oder lieber Confluence mit entsprechenden Seitendesigns einrichten?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Anforderungen analysieren und herausarbeiten, wie Sie für Ihre Projekte die Roadmap-Planung gestalten sollten, um Übersicht und Transparenz zu wahren.
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