Effektives Risikomanagement mit Jira: So optimieren Sie Risikoprozesse für alle Abteilungen

Organisationen genießen viele Vorteile in der Einrichtung eines solchen Systems:

• Mit einem digitalen Risikomanagement in Jira kann über die Kommentarfunktion und über Felder, in denen spezifische Informationen abgefragt werden, stets der Status des jeweiligen Risikos festgehalten werden.
• Im digitalen Risikomanagement werden die Prozessschritte, die ein Risiko durchlaufen muss, ebenfalls festgelegt. Das ist besonders wichtig, da Prozessschritte auch in Regularien oder Standards festgelegt sein können.
• Durch die Einrichtung von Automatisierungen können im digitalen Risikomanagementsystem die richtigen Parteien benachrichtigt werden, wenn es eine Aktualisierung in Bezug auf das Risiko gab.

Bei der Wahl der Felder ist darauf zu achten, dass ein digitales Risikomanagement den Zweck erfüllt, alle relevanten Informationen über das jeweilige Risiko zu liefern. Daher sollten neben Feldern, die gemäß der eigenen internen Arbeitsweise erstellt werden, auch „klassische“ Felder für Risiken kreiert werden. Dazu gehören beispielsweise die „Eintrittswahrscheinlichkeit“, „Risikoauswirkung“ und der „Risikoowner“ (der vom Assignee des Tickets unterschieden werden kann). Im Beschreibungsfeld ist ebenfalls eine Art Template integrierbar, das das Erstellen des Risikos durch Platzhaltertexte erleichtert.

Durchdachte Planung des Risikomanagements mit Jira

Wenn das digitale Risikomanagement geplant wird, sollte auch die Frage gestellt werden, welche Informationen bereits bei der Definition des Risikos geliefert werden sollten und welche später. Basierend auf der Antwort auf diese Frage sind entsprechende Pflichtfelder einzurichten, die Voraussetzung für die Erstellung des „Tickets“ sind. In einer solchen Detailplanung sind auch nachfolgende Prozessschritte des digitalen Risikomanagements zu berücksichtigen: Gibt es bspw. Felder, die nur in einem bestimmten Ablaufschritt bearbeitbar sein sollten?

Bevor der Workflow für das digitale Risikomanagement eingerichtet wird, sollte eine Analyse darüber vorangestellt werden, welche Prozessschritte ein Risiko durchlaufen muss. Die Schritte sind teilweise im jeweiligen Standard definiert. Auch die benötigten Custom-Fields (eigens konfigurierte Felder) sollten diskutiert werden. Ebenfalls gehen einige Felder nicht aus dem herangezogenen Standard, aber sind aufgrund der internen Arbeitsweise zu implementieren, um das digitale Risikomanagement vollständig abzubilden.

Fragenkatalog nutzen

Vor der Einrichtung eines digitalen Risikomanagements sollten Antworten auf verschiedene Fragen eingeholt werden:

• Welche Prozessschritte muss unser digitales Risikomanagement abbilden, und welche brauchen wir speziell nicht? (Weil die Abläufe dadurch komplizierter werden)
• Gibt es bestimmte Nutzergruppen, die im digitalen Risikomanagement bspw. spezielle Informationen einpflegen oder das Risiko-Ticket in den nächsten Status bewegen dürfen?
• Welche Felder ergeben sich aus dem herangezogenen Standard? Welche Informationen wären relevant, wenn das digitale Risikomanagement in einer Auditierung begutachtet wird?
• In welchen Bereichen des Unternehmens findet das digitale Risikomanagement Anwendung? (Braucht es angepasste Risiko-Templates?)
• Mit welchen anderen Aufgabentypen oder Objekten sollte das digitale Risikomanagement verknüpfbar sein?

Das digitale Risikomanagement sollte somit von Beginn an gut geplant werden, indem verschiedene Szenarien durchleuchtet werden, für die Risiken erstellt werden. So sollten, wie bereits erwähnt, die relevanten Stakeholdergruppen in den Prozess eingebunden werden.

Für das digitale Risikomanagement sollte es, wie für jeden anderen Prozess, entsprechende Dokumentationen geben. Confluence als Wissensplattform kann hierfür genutzt werden. Als zentrales „Knowledge Hub“ bietet das Atlassian-Tool die Möglichkeit, die Erklärungen und technischen Anleitungen des digitalen Risikomanagements allen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Zudem ist in einem digitalen Risikomanagement auch eine adäquate Berichterstattung über Risiken einzuplanen. Auch hierfür ist Confluence entsprechend einzurichten und in einen Verbund mit Jira zu setzen.

Die Risiken werden mit genau den Informationenaus dem Ticket, die gewünscht sind, in Confluence eingeblendet. Außerdem ist mithilfe von Design-Apps (Plugins) die Gestaltung verschiedener Übersichten, gepaart mit Ästhetik, möglich, was vor allem in Präsentationen hilfreich ist. Eine gute Präsentation des digitalen Risikomanagements in Confluence hilft Dritten ebenfalls dabei, sich besser und schneller im System zurechtzufinden und mehr Übersichtlichkeit zu gewinnen. Eine Kategorisierung nach verschiedenen Angaben, auf die der Nutzer je nach Wunsch klicken kann, sollte Teil des Systems sein.